Illustrato dal dirigente D’Ambrosio l’iter informatico delle pratiche del Comune di Lamezia

A 5 mesi dall’inizio del nuovo iter informatico per le pratiche nel comune di arrivano i primi riscontri, con 31.000 documenti e 13.000 procedimenti elaborati nel 2011. Il nuovo corso, illustrato da Biagio D’Ambrosio, dirigente dell’area organizzazione sviluppo delle risorse umane e rapporto con i cittadini, in una sala Napolitano non molta gremita (non tutte le associazioni e le organizzazione sindacali, datoriali e professionali, hanno risposto all’invito) ha superato la prima fase di testing, ed ora si guarda alla prossima tentando di implementare le procedure con i consigli di tutti i soggetti coinvolti.Attualmente il sistema permette agli amministratori all’interno della rete comunale di controllare in tempo reale in quale ufficio e quale dipendente sta visionando il file della pratica protocollata, quale percorso ha intrapreso, potendo così evitare che ci sia una burocrazia “a due velocità” ed anche, tramite la standardizzazione, trattamenti diversificati tra un caso e l’altro. Prossimo step ipotizzato è quello di eliminare tutte le versioni cartacee in ingresso all’ufficio protocollo, chiedendo così ai cittadini (singoli o associati) sia di suggerire migliorie, ma anche di “dare una mano” per quanto di loro competenza: «per funzionare ancora meglio sarebbe fortemente consigliato l’uso della Pec (posta elettronica certificata), facendo risparmiare sia il Comune che all’utente diverse spese e tempo, o di consegnare all’ufficio protocollo i documenti già digitalizzati. Delle volte, per esempio, un file viene stampato ed inviatoci per fax, mentre con la Pec si potrebbe guadagnare tempo e qualità del documento». D’Ambrosio ricorda anche come «il Comune attualmente ha 350 dipendenti e 11 dirigenti, una struttura che nei prossimi anni si snellirà per i pensionamenti in arrivo, e questo nuovo sistema aiuterà anche ad approntare al meglio la pianta organica potendo verificare tramite i report quali sono gli uffici che hanno un carico di lavoro maggiore o che necessitano di personale diverso. Piuttosto che contro un generico “Comune” come colpevole di ogni ritardo, ora possiamo capire il perché degli intoppi, monitorare le perfomance dei diversi settori anche tramite i giudizi degli utenti».Illustrando un procedimento tipo di trasferimento di residenza con un diagramma di flusso ad indicare tutti gli uffici coinvolti, il dirigente specifica anche come «in seguito all’esito positivo della richiesta sarà inviata una comunicazione anche ad altri sevizi collegati come quello dei tributi locali, snellendo così anche la parte burocratica per il cittadino».Rinviando a «quando sarà migliorata la sicurezza delle rete» la fase di verifica da casa per le pratiche, D’Ambrosio ha invece indicato come più prossima «la predisposizione in solo lettura da parte dello sportello Urp dello stato delle pratiche, così da poter dare una risposta più rapida ai richiedenti senza indirizzarli ai vari dirigenti».